Uluslararası pazarlarda yoğun rekabetle birlikte işletme tedarik zinciri stratejisi içerisinde lojistik yetenekler ve depolama faaliyetleri daha fazla tartışılmaya başlanmıştır. Bu kapsamda depo ve onunla birlikte dağıtım merkezlerinin rolleri yeniden tanımlanmakladır. Yeni tanımlama içerisinde müşteri ihtiyaçlarının tam zamanında karşılanması, operasyonların hızlandırılması ve depolama gereksinimi bir arada değerlendirilmektedir.
Depo, birkaç yıl öncesine kadar, sadece koli, paket ve ürünlerin istiflendiği bir yer (alan) olarak algılanırken; bugün gelinen noktada işletme için rekabet avantajı yaratmada yeni bir araç olarak değerlendirilmektedir. Özellikle tedarik zinciri yönetiminin ne olduğunun anlaşılması ve paralelinde lojistiğe gereken önemin verilmesi ile mevcut sistemlerin iyileştirmeleri ve entegre sistem kurma çabaları kaçınılmaz hale gelmiştir. Lojistik sistemin en önemli unsurlarından birisi olan depo bölümleri ise, geçmişin dar kapsamlı bakış açısından uzaklaşarak, geleceğe yön verecek dinamik ve stratejik iş birimleri halini almaya başlamıştır.
Depo, ayrı bir birim olarak ortaya çıkmaya başladıkça; işletmeler açısından yönetim, muhasebe, finans.üretim ve insan kaynakları açısından çözülmeyi bekleyen yeni problemleri de beraberinde getirmiştir. Deponun kurulması için gereken finansal kaynağın bulunması, inşa edilecek alanın seçimi, istihdam edilecek personelin nitelik ve niceliği, depo yönetim sistemlerinin kurulumu, depo içerisinde kullanılacak ekipmanların seçimi, güvenlik sistemlerinin tasarımı ve tüm bunların verimli bir biçimde yürütülmesi akla ilk gelen başlıklar arasındadır. Ancak işletmenin boyutu ile faaliyet alanı başta olmak üzere diğer birçok faktörün de hesaplamalara dahil edilmesi zorunluluğu depo yönetim ve uygulamaları konusunda optimum çözümlere erişilmesini güçleştirmektedir.
Depolar, geleneksel bakış açısıyla işletme yönetimi tarafından sürekli maliyetleri bakımından değerlendirilmekte ve yarattıkları ekonomik değer çoğunlukla görmezlikten gelinmektedir. Özellikle birçok orta ve üst düzey yönetici depo sahasına girmeden, depo ve iş süreçleri konusunda fikir yürütmektedir. Dolayısı ile işletmelerimizde ve gündelik yaşantımızda depo farkındalığı ne yazık ki son derece zayıftır, iş hayatında “Depomuz nerede ?” sorusundan tutunda “Depoyu bir görsen bir daha depoya girmek istemezsin.” tespitlerine varıncaya kadar yaygın ve farklı bakış açıları sürekli konuşulur. Oysa ki, depo, ne beklediğiniz kadar depoya ne verdiğiniz yani depoyla ne ölçüde ilgilendiğinizle son derece bağlantılıdır.
Lojistik hizmet üretenler açısından depo, iş süreçlerinin hayati bileşenlerinden bir tanesi olup depolama operasyonlarına azami özen gösterilmelidir. Depo hizmeti alan iç ve dış müşteriler için ise depo tam zamanlı ve müşteri odaklı çalışması gereken stratejik destek bir birimdir.
Depo Nedir?
- Depo, katma değer üretilen bir merkezdir. Sevk zamanlarının kısaltılması ve müşteri sipariş sürelerinin azaltılmasında yüksek katkı sağlar.
- Depo, profesyonel bir bakış açısı ve sistemli çalışmayı gerektirir.
- Depo teknolojileri, ekipman tercihleri ve kullanımı uzmanlık gerektirir.
- Depo, envanter yönetimine nasıl baktığınız ile doğru orantılıdır.
- Depo, depo müdüründen, forklift operatörüne, sevkiyat şeflerinden bilgisayar operatörüne kadar nitelikli işgücü gerektiren bir bölümdür.
- Depo, aynı zamanda bir kâr merkezidir.
Depo Ne Değildir?
- Depo, kuruluş yerinin en düşük maliyete odaklı bir biçimde seçildiği bir karar türü değildir.
- Depo, ürünlerin gelişi güzel atıldığı bir ortam değildir.
- Depo, tek başına bir maliyet merkezi değildir.
- Depo, ucuz işgücü ve vasıfsız çalışanların görev aldığı bir yer değildir.
Depo, ürünlerin hammadde aşamasından üretim ortamına, oradan da tüketim merkezlerine ve dağıtımına kadar olan bütün bir faaliyetler dizisinin gerçekleştirilmesinde stratejik rol oynayan ara noktalardır. Tedarikçiler, üreticiler, dağıtımcılar ve perakendeciler için depoların önemi büyüktür. Ayrıca uluslararası ticarette ithalat, ihracat ve gümrük süreçlerinde ürünlerin muhafaza edildiği, stoklandığı, korunduğu ve taşımaya hazır hale getirildiği açık veya kapalı alanlara gereksinim bulunmaktadır
Depolama Ürünle Başlar Hizmetle Devam Eder
Ürün, somuttur, dokunulabilir, elle tutulur, stoklanabilir, muhafaza edilebilir ve depolanabilir.
Ürünün belirli bir hacmi ve ağırlığı vardır. Oysa ki hizmet, soyuttur, elle tutulamaz, stoklanamaz, muhafaza edilemez ve depolanamaz. Hizmetin odağında müşteri istek ve ihtiyaçlarının tespiti, bunların nasıl karşılanacağı ve müşteri memnuniyeti yer almaktadır.
Depo müşterisi, daha önce çalışılmamış herhangi bir dış müşteri olabileceği gibi iç bünyede yer alan örneğin grup bünyesinden bir şirket (şube, dağıtım kanal üyesi vb.) veya kurum içi bir bölüm (üretim vb.) de olabilmektedir.
Farklı sektörlerde ve yasal çerçevede ürünü belirtmek üzere “mamul”, “mal”, “yük”, “kargo” ve “eşya” tanımlamaları görülebilmektedir. İmalat sektöründe konuşma dilinde “ürün” ağırlıkla kullanılırken gümrük ve karayolu taşıma mevzuatında “eşya” ifadesi yer bulmaktadır. Kitapta tanım birliği sağlaması açısından “ürün” tercih edilmiştir.
Ürün
Depolama operasyonlarında her şey çekirdek ürünle başlamaktadır. Depo içerisinde yer alacak ürünün özellikleri; dayanıklı veya dayanıksız olması, raf ömrü, ağırlığı, hacmi vb. pek çok niteliği ve niceliği saklama koşullarını belirlemektedir.
Ürün, meyve sebze olabileceği gibi ilaç, tekstil, otomobil parçası, kimyasal madde veya herhangi bir malzeme olabilmektedir.
Dolayısı ile depo içerisinde ürünün doğru ya da hatalı saklanma koşulları, ürünün raf ömrünü uzatabilmekte veya kısaltabilmektedir.
Bu durum ise geniş perspektifte ürünün ticari ömrünü artırmakta ya da düşürmektedir. Dolayısı ile ürünlerin depolardan doğru bir şekilde muhafaza edilmesinin bir uzmanlık alanı olduğu unutulmamalıdır.
Depolamanın odağı olarak kabul edilen ürün hakkında bilgiler şu şekilde sıralanabilir.
Ürün Bilgileri
- Kimyasal özellikleri (örneğin yanıcı, parlayıcı, bulaşıcı vb.)
- Saklama koşulları (ısı sınıfı, °C, örneğin, normal, dondurulmuş vb.)
- Raf ömrü (son kullanım/tüketim tarihi)
- Ürünün ticari değeri
- Boyutları (en, boy, yükseklik)
- Ağırlık
- Miktar
- Ürün numarası
- Ürün açıklaması
- Ürün grubu (malzeme türü)
- Paket (koli) başına ürün parça sayısı
- Palet başına ürün parça sayısı
- Uyulması gerekli yasal çerçeve
Yukarıda sıralanan ürüne ilişkin tüm bilgiler depo yönetimi açısından son derece değerlidir.
Ürün bilgileri, depo yönetiminde planlama, süreç tasarımı ve operasyon yönetiminin başlangıç noktasıdır. Dolayısı ile depolamada öncelikle ürünü ve özelliklerini öğrenmek esastır.
Aksi takdirde depolamada çekirdek ürünü tanımadan gerçekleştirilecek her operasyon verimsizlikle sonuçlanacaktır.
Depolamaya konu olan ürünler, tek veya gruplanmış halde; çekirdek ürün, paketlenmiş ürün ve daha sonrasında ise paletlenmiş ürün şeklinde olabilmektedir. Lojistik konusunun gelişiminde birim yük (=unit load) ve birim haline getirilmiş yük (=unitized load) kavramları son derece önemlidir.
Kısaca açıklamak gerekirse birim yük, belirli bir hacmi ve ağırlığı olan malzemedir. Birim haline getirilmiş yük ise çok sayıda ve nisbeten küçük hacimli malzemelerin bir araya getirildiği ürün grubudur.
Birim haline getirilmiş yüklere örnek olarak palet, konteyner veya römork verilebilir. Böylelikle depolama, taşıma ve dağıtım operasyonları hızlandırılmakta ve kolaylaştırılmaktadır.
Ayrıca birim yük haline getirilmiş ürünler daha düşük maliyetli ve emniyetli bir biçimde sevk edilebilmektedir.
Hizmet
Depolama faaliyetleri genel hatları ile şu şekilde sıralanabilmektedir. Kamyon, römork, konteyner vb. taşıma aracının depoya geliş zamanının planlanması, aracın gelişi ve boşaltılması, ürünün depoya girişi, rafa yerleştirilmesi ve daha sonra ise müşteri emirlerine uygun bir biçimde hazırlanması, depodan çıkış, ürünün araca yüklenmesi, sevkiyat ve müşteri teslimatı aşamaları şeklindedir.
Depo Hizmetleri
Geçmişte ürün girişi, depolama ve ürün çıkış aşamaları sadece taşıma perspektifli hizmet üretimi şeklinde yorumlanmaktaydı. Bu anlayış içerisinde depo içerisindeki uygulamalar fazla gündemde değildi.
Günümüzde ise deponun odak noktası yaratılan katma değere diğer bir ifade ile ürün ile birlikte meydana getirilen hizmetler bütününe dönüşüm göstermektedir.
işletmeler arası rekabette önemli rol üstlenen katma değerli lojistik hizmetler, müşteri istek ve ihtiyaçlarının öğrenilmesi ve zamanında doğru bir biçimde karşılanmasına yönelik faaliyetlerdir.
Depo hizmetleri, ürünün belirli bir süre için korunması ve özelliklerini kaybetmemesinin yanı sıra müşteri taleplerinin eksiksiz bir biçimde yerine getirilmesine dönük tüm çabaları kapsamaktadır.
Bu hizmetler; ürünlerin ayrıştırılması, siparişe uygun bir biçimde hazırlanması (etiketleme, barkod, RFID, alarm, ambalajlama, paketleme, paletleme vb.) ve birleştirilmesi gibi çok sayıda faaliyeti içermektedir.
Paletli Yük
Deponun yarattığı katma değer konusuna uygulamadan, perakende sektöründen ofis ve kırtasiye ürünlerinin (ataç, silgi, kalem vb.) dağıtımı örnek olarak verilebilir.
Yurtiçi ya da uluslararası üreticiden/ satıcıdan depoya paletli gelen ürünlerin ayrıştırılması ve nihai tüketiciye ulaştırılmasına kadar uzanan zinciri yönetebilmek bir hayli çaba gerektirmektedir.
Depo giriş aşamasında paletli gelen ürün kontrol edilerek rafa yerleştirilir. Daha sonrasında perakende sistemine; dağıtım kanalı ve bayii yapısına uygun olarak teslimat listesi ve takvimi hazırlanmaktadır.
Bütün halden (palet) en küçük birime (kutuya) kadar birçok aşamada çeşit, miktar ve fiyat kontrolü yapılmakta tüm süreçler bilgisayar programları ile sistem üzerinden gerçekleştirilmektedir.
Tüm satış noktalarının ihtiyacının tam zamanında eksiksiz bir şekilde karşılanabilmesi için depo içerisinde siparişler hazırlanmaktadır. Ürün gruplarından ayrıştırmalarla birlikte siparişe göre farklı ürün kalemleri bir araya getirilmekte, partiler tamamlanmakta ve sonrasında sevk edilmektedir.
Genel hatları ile yukarıda verilen bu işlemler, ofis ve kırtasiye malzeme gruplarında, yüzlerce farklı ürün göz önünde alındığında, sürekli ayrıştırma, siparişe göre bütünleştirme ve teslimat faaliyetleri anlamını taşımaktadır.